Klikkutim.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) sukses menggelar Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal, yang bertujuan untuk memastikan pengelolaan arsip di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) berjalan sesuai mekanismenya. Selasa (31/10/2023).
Sebanyak 13 OPD dengan jumlah 30 peserta, ikuti diskusi dua arah bersama pengelola arsip pada masing-masing OPD digelar oleh Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim.
Pada sambutannya, Plh Kepala DPK Kaltim Taufik, berharap pertemuan ini dapat meningkatkan kesadaran masing-masing OPD bahwa pengelolaan arsip harus berdasarkan mekanisme dan standar. Agar arsip pada OPD dapat terawat dan terselamatkan apabila sewaktu-waktu musibah seperti kehilangan, kerusakan, hingga bencana dapat mengancam pada arsip.
“DPK Kaltim tidak bermaksud menggurui setiap peserta yang hadir pada rapat ini. Sebagai dinas yang bertugas melakukan pembinaan dan pendampingan kami berusaha memastikan tata kelola arsip dapat ditaati guna arsip yang tersusun secara rapi dan terstruktur,” katanya.
Senada, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan, Diana Rosalita, berharap diskusi pengawasan internal dapat menjadi ruang bagi setiap pengelola arsip untuk menyampaikan progres, kendala, serta hal-hal yang masih membutuhkan bimbingan oleh DPK Kaltim mengenai arsip agar mendapatkan titik terang dalam pelaksanaan.
“Kegiatan ini membantu OPD dalam mempersiapkan audit dan tata cara serta tata naskah keaarsipan yang tepat,” ucapnya.
Diketahui, pada kegiatan ini menghadirkan narasumber Arsiparis Ahli Muda, Zainuddin. Pembahasan dari rapat mengenai proses audit yang akan dilaksanakan mulai bulan Januari sampai dengan bulan November 2024. Pemberian waktu audit untuk setiap OPD adalah 3 hari kerja. Sementara OPD yang belum melakukan audit untuk priode kebijakan pengawasan tahun 2021 hingga 2024 berjumlah 22 OPD. Pada bulan Juli hingga November 2024 direncanakan melakukan audit terhadap OPD yang tersisa. (ADV)