Klikkaltim.com – Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun kolektif.
Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) Dyayadi mengatakan, arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Oleh karena itu diperlukan pengelolaan arsip secara baik, disesuaikan dengan kaidah yang berlaku,
DPK Kaltim sendiri saat ini memiliki enam buah brankas besar sebagai tempat penyimpapan arsip.
“Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur saat ini telah memiliki enam buah brankas besar sebagai tempat penyimpan arsip,” ujar Dyayadi. Selasa (17/10/2023).
Dijelaskannya, arti penting pengelolaan arsip secara baik adalah agar jika suatu saat diperlukan maka akan lebih mudah dalam mencarinya. Selain itu, dengan pengelolaan yang baik akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
“Pengelolaan arsip ini akan menjamin pemanfaatannya sesuai dengan peraturan perundang undangan,” katanya.
Lebih lanjut, bahwa teknik cara mengelola arsip yang baik antara lain adalah memilah arsip menjadi terdiri dari yang tidak bermanfaat, bermanfaat dan sangat bermanfaat. Untuk arsip yang dinilai sudah tidak memiliki manfaat maka dapat dimusnahkan melalui prosedur yang berlaku tentunya.
“Setelah melalui pemilahan berdasarkan kriteria tertentu, lalu arsip disimpan dalam suatu tempat yang aman dan terjaga kondisi ruangannya untuk menghindari kerusakan, seperti misalnya di dalam brankas atau di gudang arsip,” tutupnya. (ADV)