Klikkutim.com – Dinas Kesehatan Kota Bontang menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) terkait pengelolaan dan pemusnahan arsip ke Badan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim).
Bimtek yang dilakukan selama dua hari, digelar Kamis 30 Oktober Hingga 01 November 2023. Sebanyak 44 peserta dari Dinkes Bontang mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas.
Pelatihan ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Pada hari kedua, peserta dibagi menjadi dua kelompok. Kelompok pertama mengunjungi ruang studio mini untuk menonton video tentang pengelolaan arsip. Kelompok kedua mengunjungi depo arsip untuk melihat langsung penyimpanan arsip statis.
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palianti Sari mengungkapkan orientasi lapangan di hari kedua ini, para peserta di perkenalkan bagaimana pengelolaan arsip. Mulai dari arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan setelah itu kemudian di pelihara. Hingga dilakukan penyusunan arsip di rak rak arsip.
“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan di putarkan sebuah vidio profil dinas dpk yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari dinas dpk daerah itu sendiri,” terangnya. Jumat (01/12/2023).
Selanjutnya, para peserta juga diarahkan ke depo arsip atau tempat penyimpanan arsip yang dimiliki DPK Kaltim.
“Terus terang aja dari peserta bimtek pengelolaan arsip belum memahami apa itu arsip statis sendiri,” ujarnya.
Lebih lanjut, ia menegaskan bahwa penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah sendiri tersebut sangat penting dilakukan. Agar arsip-arsip tersebut terhindar dari kehilangan arsip.
“Mulai dari penciptaan sampai ternjadi pemhusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan di serahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ujarnya.
Ia berharap para peserta Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaam arsip ini.
“Mudah-mudahan dengan kunjungan orientasi lapangan. Mereka mempunyai kesadaran untuk melaksanakan penyerahan arsip statis kelembaga daerah agar di pelihara, di rawat dan di kelola oleh lembaga kearsipan daerah,” jelasnya.
Terakhir, ia mengatakan bahwa setelah arsip-arsip tersebut di serahkan. Dinas terkait sebagai unit pencipta arsip. Tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki oleh pihaknya.
“Tetap bisa mengaskses arsip-arsip kapan aja membutuhkan, tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” paparnya. (ADV)